Vous êtes en micro-entreprise et vous vous demandez si votre activité est à jour au niveau des obligations légales ? Pour vous répondre, je donne la parole dans cet article à mon partenaire Houjo, fondé par 2 Docteures en Droit, qui propose des solutions juridiques pour les professionnels de l’accompagnement et du bien-être.
C’est parti ⤵️
Se lancer dans l’entrepreneuriat est une magnifique aventure qui demande courage, détermination et résilience !
Le premier pas de cette nouvelle vie est d’officialiser votre activité. Vous devenez cheffe d’entreprise et pour cela, vous devez choisir un statut juridique.
90% des nouveaux entrepreneurs choisissent la micro-entreprise (ex « auto-entreprise »). L’avantage de ce statut est celui de la simplicité : on peut créer sa micro en quelques clics et à moindre frais. La micro-entreprise est de loin la meilleure option pour tester son offre et commencer à vendre ses prestations.
Mais attention, ce nouveau statut de cheffe d’entreprise suppose d’adopter de nouveaux standards professionnels. Fini l’artisanal ou le bidouillage. Si vous voulez vivre de votre activité, vous devez en prendre soin et répondre aux obligations juridiques qui vont avec.
Que vous soyez coach, consultante, formatrice, freelance, praticienne du bien-être ou plus largement prestataire de services du digital, il y a 4 règles fondamentales à suivre pour sécuriser juridiquement votre activité. L’enjeu est de protéger votre responsabilité tout en offrant un cadre rassurant et professionnel à vos clients.
Dormir sur vos deux oreilles, c’est tout ce que l’on vous souhaite.
Découvrons ensemble ces 4 règles !
Adhérer à une médiation de la consommation
La médiation de la consommation est une obligation méconnue. Elle est pourtant obligatoire dès lors que vous avez au moins un client particulier.
Le but de cette adhésion est de permettre à vos clients de saisir un médiateur en cas de différend avec vous. C’est une bonne chose !
Tout le monde veut éviter la case « tribunaux » et c’est tout l’intérêt de la médiation de la consommation : trouver une solution amiable.
Un médiateur de la consommation se choisit en fonction de son secteur d’activité. Vous pouvez utiliser ce moteur de recherche. Comptez environ 40€ pour trois ans.
Attention, vous devez souscrire à un service de médiation avant de rencontrer un problème, pas après.
Ne passez pas à côté car en cas de non-respect de cette obligation, vous encourez 300.000€ d’amende.
Publier 3 documents obligatoires sur votre site internet ou page de vente
Votre site internet ou votre page de vente sont la vitrine de votre activité. Vos futurs clients naviguent sur votre site pour se familiariser avec vos offres et découvrir qui vous êtes.
Si beaucoup d’entrepreneurs passent du temps à soigner leur identité visuelle et le parcours clients, ils passent souvent à côté d’un élément important : la conformité juridique de leur site ou page de vente.
En effet, pour protéger les consommateurs, la loi prévoit que tout propriétaire d’un site doit y publier trois documents juridiques obligatoires.
- Les CGU : il s’agit du monde d’emploi de votre site internet. Il définit les règles à suivre par les visiteurs de votre site et protège votre responsabilité. Par exemple, si votre site ne convient pas aux mineurs, c’est dans vos CGU que vous le précisez. Ou encore, si votre site contient des liens vers d’autres sites, vous précisez que vous n’êtes pas responsable du contenu de ceux-ci.
- Les mentions légales : il s’agit de la carte d’identité de votre entreprise (nom, statut juridique, adresse de contact, etc.). Ces mentions permettent aux visiteurs de votre site de savoir précisément qui vous êtes et comment vous contacter.
- Votre politique de confidentialité : il s’agit d’un document fondamental que vous devez posséder même si vous n’avez pas de site internet. La politique de confidentialité rappelle vos devoirs en matière de protection des données personnelles de vos clients et prospects (RGPD).
Attention, la conformité juridique d’un site internet est le premier cas de contrôle de la DGCCRF (Répression des fraudes).
C’est d’ailleurs ce qui est arrivé à Anne*, accompagnante de couple. Après un signalement fait par un concurrent, elle a reçu une injonction de mise en conformité par la DGCCRF. Un courrier qui lui a fait prendre conscience des réalités. Oui, la délation existe. Oui, se professionnaliser est la meilleure réponse à apporter.Le money coaching permet de débloquer comment ces représentations personnelles façonnent et entravent votre développement.
Appliquer les règles du RGPD
Le Règlement Général de la Protection de Données (RGPD) est une réglementation européenne qui encadre la collecte et l’utilisation des données personnelles par les professionnels.
Une donnée personnelle, cela peut être un nom, un prénom, une adresse mail, un numéro de téléphone…et plus largement toute information qui permet l’identification d’une personne, directement ou indirectement.
Par exemple, si vous collectez des adresses mail pour envoyer votre newsletter, ces adresses sont des données personnelles soumises au RGPD. De la même manière, lorsqu’une personne laisse son numéro de téléphone pour prendre rendez-vous avec vous, il s’agit d’une donnée personnelle.
L’objet du RGPD est de protéger la vie privée des personnes, d’éviter que ces données soient exploitées sans leur consentement, qu’elles soient vendues ou piratées.
Que vous ayez, ou pas, un site internet, que vous exerciez en distanciel ou présentiel, vous devez suivre les règles du RGPD. La loi prévoit des amendes pouvant aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires. Au-delà, c’est de votre réputation qu’il s’agit.
Les trois principes à suivre pour respecter le RGPD sont les suivants :
- Transparence et consentement : les personnes dont vous récoltez les données doivent savoir pourquoi vous le faites. Elles doivent toujours donner leur accord à la collecte de leurs données. Par exemple, si vous collectez des adresses mail, les personnes doivent savoir si c’est pour recevoir une newsletter ou des informations commerciales. Elles doivent aussi pouvoir demander la suppression ou la modification de leurs données à tout moment. Ces données sont leur propriété, pas la vôtre.
- Confidentialité : les données récoltées doivent rester confidentielles, vous ne pouvez pas les dévoiler à des tiers sans l’accord des personnes. Par exemple, si vous organisez un webinaire avec un partenaire, celui-ci ne peut pas avoir accès à la liste des inscrits, sauf à demander leur accord aux participants. Pour cela, vous pouvez ajouter une mention au formulaire d’inscription. Rappelez-vous que respecter la vie privée de vos clients et prospects, c’est aussi protéger votre réputation. Personne n’aime être spammé et personne ne veut passer pour un spammeur.
- Sécurité : pour assurer la confidentialité des données, vous devez mettre en place une hygiène informatique minimum (mots de passe solides, anti-virus). Si les données récoltées se trouvent sur des supports papier, vous devez aussi les protéger (les stocker dans un tiroir fermé à clef par exemple). Là encore, l’enjeu est d’être à la hauteur des attentes de vos clients : ils vous font confiance pour protéger leur vie privée.
Un des exemples les plus parlants qui nous a été rapporté est celui d’un coach professionnel qui stockait toutes les données de ses clients, y compris les plus personnelles, sur son iPad (coordonnées mais aussi notes prises en séance). Il a oublié cet iPad dans un taxi ! Dès qu’il s’en est aperçu, il a changé tous ses mots de passe d’accès à ses systèmes de stockage en ligne (cloud). Qu’en aurait-il été s’il ne l’avait pas fait ? Comment auraient réagi ses clients ? Certainement mal. Et sa réputation qu’il avait mis des années à construire, aurait été durement touchée. Un bon rappel de l’importance de la sécurité informatique.
Utiliser des contrats de vente solides et à jour
Pour vendre et vous assurer des revenus stables, il est fondamental d’utiliser le bon outil juridique : contrat de vente, CGV ou devis.
Vous éviterez ainsi 90% des litiges : impayés, retards de paiement, annulations ou clients mécontents de votre prestation.
C’est non seulement obligatoire mais aussi protecteur pour vous.
- Si vous vendez en ligne, utilisez des CGV en ligne. Vos clients devront les accepter en cochant une case de consentement avant de procéder au paiement.
- Si vous vendez en dehors de votre site internet, utilisez un contrat de vente ou un devis. Les deux doivent être signés par vous et vos clients.
Sans contrat, devis ou CGV, vous vous exposez à des risques juridiques qui peuvent pourtant être facilement maîtrisés.
Par exemple, si vos CGV ne prévoient pas la possibilité, pour vous, de facturer une séance annulée au dernier moment, vous n’avez aucun recours. C’est ce qu’a réalisé Nathalie*, hypnothérapeute, lorsque son CA a chuté après de nombreuses annulations de dernière minute. Elle a mis ses CGV en ordre et fait en sorte que ses clients en soient bien conscients. Elle a repris le contrôle tout en attirant davantage de clients « sérieux ».
Si vous n’aviez jamais entendu parler de ces 4 obligations, rassurez-vous, c’est le cas de l’immense majorité des entrepreneurs. Créer son entreprise, c’est facile. Mais après, rien n’est prévu pour vous informer. Chez Houjo, nous accompagnons tous les jours des entrepreneurs pour qui le juridique semblaient compliqué ou obscur. Le rendre simple et accessible, c’est notre mission. Vous bénéficiez également d’une réduction de 10% sur nos services grâce au code MARJORIE10 .
*Prénom modifié
